Проєкти, теми чи і те, і те? Правило, до якого ми дійшли

Проєкти закінчуються, і це їхня найкраща риса

Проєктний блокнот побудований навколо результату: провести майстерню, опублікувати есей, закінчити огляд для клієнта. У ньому бриф, джерела, нотатки зі зустрічей, рішення. Коли результат здано, блокнот їде в стос «Зроблено» як повний запис того, як одна річ була зроблена. Саме це закінчення й робить проєкти легкими для порядку. Є природний момент зупинитися.

Така структура пасує людям, які пам’ятають роботу за проєктом, що її породив. «Це було під час огляду Horizon», ось як я пам’ятаю більшість речей, тож проєктні блокноти мені підходять. Моя колега Лена пам’ятає за темою, і ті самі блокноти її потроху дратують.

Проєкти стають незручними, коли одна й та сама довідка потрібна в кількох із них. До кінця минулого року та сама стаття про упередженість в інтерв’ю лежала в нас у чотирьох проєктних блокнотах із чотирма різними наборами приміток на полях. Це сигнал читати наступний розділ.

Теми переживають проєкти, які їх створили

Тематичний блокнот збирає те, що лишається корисним після того, як результат здано. Методи дослідження. Письменницькі прийоми. Довідники з доступності. Блокнот Лени «Методи інтерв’ю» пережив дев’ять проєктів і є найчастіше відкриваним у нашому спільному стосі. Туди йдуть, коли пам’ятають, про що була ідея, а не де її вперше застосували.

Поломка тут одна: купа без мети. Тематичний блокнот із шістдесятьма збереженими посиланнями і жодним власним реченням, це тека закладок із зайвими кроками. Дайте кожній тематичній нотатці запитання, на яке вона відповідає, або тезу, яку вона обстоює. «Чому навідні запитання важко помітити у власних інтерв’ю», це нотатка. «Усяке про інтерв’ю», це шухляда.

Скажу непопулярне: більшості людей потрібно менше тематичних блокнотів, ніж їм здається. Ми почали з чотирнадцяти. Через два роки в шести з них більше десяти нотаток, і саме ці шість хтось узагалі відкриває.

Посилання роблять те, чого не може ієрархія

Ось розв’язка суперечки. Докази, прив’язані до проєкту, лишаються в проєктному блокноті. Коли ви помічаєте в них метод, який знадобиться ще, пишете тематичну нотатку і посилаєтеся назад на докази. Проєктна нотатка пояснює, звідки взялося розуміння; тематична пояснює, як ним скористатися наступного разу. Завдяки зворотним посиланням тематична нотатка показує кожен проєкт, який на неї спирався, а цього не скаже жодне дерево папок.

Теги дають другий шлях упоперек блокнотів, і невеликого словника досить. Ми використовуємо «метод», «рішення», «потрібне-джерело» і ще кілька. Разом дев’ять. Коли ми спробували вперше, їх було сорок, і ніхто, разом із автором, не міг пояснити, чим «інсайт» відрізняється від «знахідки».

Не обов’язково обирати одну структуру для всього. Мені здається, що річна суперечка була здебільшого про те, щоб удавати, ніби обов’язково, і одне посилання закрило б її на другому тижні.

Перевірте пошук, перш ніж щось пересувати

Перш ніж перебудовувати ієрархію, візьміть три нотатки, які були потрібні за останній місяць, і спробуйте знайти кожну з пам’яті. Потім запишіть підказку, якою скористалися: ім’я клієнта, фразу, тему, рішення. Підказки кажуть, на якій структурі вже працює ваша пам’ять. У мене були дві назви проєктів і одна фраза. У Лени, три теми.

Спершу лагодьте назви й посилання, ієрархію в останню чергу. Нотатка, яку ви не змогли знайти, зазвичай має назву, що описує, звідки вона, а не що в ній. Перейменувати, це тридцять секунд. Перенести в новий блокнот, це пів дня переносити все інше, щоб збіглося.

Структуру має бути можливо пояснити колезі двома реченнями. Якщо для того, щоб покласти нотатку, потрібен абзац винятків, структура просить більше, ніж будь-хто дасть їй у вівторок по обіді.

Приклад: одна нотатка про прочитане, два доми

Лена читає статтю про упередженість в інтерв’ю, поки веде дослідження для клієнта на ім’я Horizon. Стаття змінює одне рішення: вона переписує четверте запитання сценарію, бо воно було навідним. Куди покласти нотатку про прочитане? У чисто проєктній структурі їй місце в блокноті Horizon, бо вона вплинула на рішення там. У чисто тематичній, у «Методах інтерв’ю», бо вона знадобиться для наступного дослідження.

Що Лена робить насправді: у блокнот Horizon іде коротка нотатка з рішенням, «Запитання 4 переписано, див. статтю про навідні запитання», із посиланням. У блокнот «Методи інтерв’ю» іде сама нотатка про прочитане: джерело, два абзаци, які мали значення, і її власний рядок про те, як вона помітила проблему у своєму сценарії. Зворотні посилання цієї нотатки показують Horizon, а за рік показують ще й блокнот майстерні Дарини, де ту саму нотатку використали для вправи.

За три місяці після закриття Horizon колега питає, чи хтось писав щось про навідні запитання. Пошук знаходить нотатку за дві секунди. Нікому не треба згадувати, від якого клієнта вона прийшла. На цю одну нотатку Лена витратила десять хвилин, і її відкривали частіше, ніж увесь блокнот Horizon.

Найпростіше правило, яке можна пояснити колезі

Ось наше, записане в закріпленій довідковій нотатці: матеріал про один конкретний результат належить своєму проєкту; матеріал, який ви осмислили для повторного використання, належить темі; нотатка, що перетинає межу, отримує посилання, а не копію. Це все правило. Перед тим, як прийняти, ми перевірили його на десятку справжніх нотаток, і дві не вписалися.

Ці два винятки виявилися корисними. Один, це гайд зі стилю клієнта: матеріал довідковий, але поза цим клієнтом нікому не потрібний. Він лишається в проєкті з тегом «довідка». Другий, напівготовий метод, який ще не дозрів до тематичної нотатки, тож чекає в проєкті, доки дозріє. Винятки, це доказ, що правило потребує невеликої поправки, а не привід будувати глибше дерево.

Ми з Леною досі сперечаємося про граничні випадки приблизно раз на місяць. Різниця в тому, що тепер суперечка триває п’ять хвилин і закінчується посиланням. Рік тому вона тривала пів дня і закінчувалася новою папкою.

Куди далі

Знайдіть це й через рік

Навчання й дослідження: від шістдесяти збережених статей до одного аргументу