Проекты, темы или и то, и другое? Правило, к которому мы пришли

Проекты заканчиваются, и это их лучшее свойство

Проектный блокнот построен вокруг результата: провести мастерскую, опубликовать эссе, закончить обзор для клиента. В нём бриф, источники, заметки со встреч, решения. Когда результат сдан, блокнот уезжает в стопку «Сделано» как полная запись того, как одна вещь была сделана. Именно это окончание и делает проекты лёгкими для порядка. Есть естественный момент остановиться.

Такая структура подходит людям, которые помнят работу по проекту, который её породил. «Это было во время обзора Horizon», вот как я помню большинство вещей, так что проектные блокноты мне подходят. Моя коллега Лена помнит по теме, и те же блокноты её понемногу раздражают.

Проекты становятся неудобными, когда одна и та же справка нужна в нескольких из них. К концу прошлого года одна и та же статья о предвзятости в интервью лежала у нас в четырёх проектных блокнотах с четырьмя разными наборами пометок на полях. Это сигнал читать следующий раздел.

Темы переживают проекты, которые их создали

Тематический блокнот собирает то, что остаётся полезным после того, как результат сдан. Методы исследования. Писательские приёмы. Справочники по доступности. Блокнот Лены «Методы интервью» пережил девять проектов и остаётся самым открываемым в нашей общей стопке. Туда идут, когда помнят, о чём была идея, а не где её впервые применили.

Поломка здесь одна: куча без цели. Тематический блокнот с шестьюдесятью сохранёнными ссылками и ни одним собственным предложением, это папка закладок с лишними шагами. Дайте каждой тематической заметке вопрос, на который она отвечает, или тезис, который она отстаивает. «Почему наводящие вопросы трудно заметить в собственных интервью», это заметка. «Всякое про интервью», это ящик.

Скажу непопулярное: большинству людей нужно меньше тематических блокнотов, чем им кажется. Мы начали с четырнадцати. Через два года в шести из них больше десяти заметок, и именно эти шесть кто-то вообще открывает.

Ссылки делают то, чего не может иерархия

Вот развязка спора. Доказательства, привязанные к проекту, остаются в проектном блокноте. Когда вы замечаете в них метод, который понадобится ещё, пишете тематическую заметку и ссылаетесь обратно на доказательства. Проектная заметка объясняет, откуда взялось понимание; тематическая объясняет, как им воспользоваться в следующий раз. Благодаря обратным ссылкам тематическая заметка показывает каждый проект, который на неё опирался, а этого не скажет никакое дерево папок.

Теги дают второй путь поперёк блокнотов, и небольшого словаря достаточно. Мы используем «метод», «решение», «нужен-источник» и ещё несколько. Всего девять. Когда мы попробовали впервые, их было сорок, и никто, включая автора, не мог объяснить, чем «инсайт» отличается от «находки».

Не обязательно выбирать одну структуру для всего. Мне кажется, что годовой спор был в основном о том, чтобы делать вид, будто обязательно, и одна ссылка закрыла бы его на второй неделе.

Проверьте поиск, прежде чем что-то двигать

Прежде чем перестраивать иерархию, возьмите три заметки, которые были нужны за последний месяц, и попробуйте найти каждую по памяти. Потом запишите подсказку, которой воспользовались: имя клиента, фразу, тему, решение. Подсказки говорят, на какой структуре уже работает ваша память. У меня были два названия проектов и одна фраза. У Лены, три темы.

Сначала чините названия и ссылки, иерархию в последнюю очередь. Заметка, которую вы не смогли найти, обычно имеет название, описывающее, откуда она, а не что в ней. Переименовать, это тридцать секунд. Перенести в новый блокнот, это полдня переносить всё остальное, чтобы совпало.

Структуру должно быть можно объяснить коллеге двумя предложениями. Если для того, чтобы положить заметку, нужен абзац исключений, структура просит больше, чем кто-либо даст ей во вторник после обеда.

Пример: одна заметка о прочитанном, два дома

Лена читает статью о предвзятости в интервью, пока ведёт исследование для клиента по имени Horizon. Статья меняет одно решение: она переписывает четвёртый вопрос сценария, потому что он был наводящим. Куда положить заметку о прочитанном? В чисто проектной структуре ей место в блокноте Horizon, потому что она повлияла на решение там. В чисто тематической, в «Методах интервью», потому что она понадобится для следующего исследования.

Что Лена делает на самом деле: в блокнот Horizon идёт короткая заметка с решением, «Вопрос 4 переписан, см. статью о наводящих вопросах», со ссылкой. В блокнот «Методы интервью» идёт сама заметка о прочитанном: источник, два абзаца, которые имели значение, и её собственная строка о том, как она заметила проблему в своём сценарии. Обратные ссылки этой заметки показывают Horizon, а через год показывают ещё и блокнот мастерской Дарьи, где ту же заметку использовали для упражнения.

Через три месяца после закрытия Horizon коллега спрашивает, писал ли кто-нибудь что-то о наводящих вопросах. Поиск находит заметку за две секунды. Никому не нужно вспоминать, от какого клиента она пришла. На эту одну заметку Лена потратила десять минут, и её открывали чаще, чем весь блокнот Horizon.

Самое простое правило, которое можно объяснить коллеге

Вот наше, записанное в закреплённой справочной заметке: материал об одном конкретном результате принадлежит своему проекту; материал, который вы осмыслили для повторного использования, принадлежит теме; заметка, пересекающая границу, получает ссылку, а не копию. Это всё правило. Перед тем как принять, мы проверили его на десятке настоящих заметок, и две не вписались.

Эти два исключения оказались полезными. Одно, это гайд по стилю клиента: материал справочный, но вне этого клиента никому не нужный. Он остаётся в проекте с тегом «справка». Второе, полуготовый метод, который ещё не дозрел до тематической заметки, так что ждёт в проекте, пока дозреет. Исключения, это доказательство, что правило нуждается в небольшой поправке, а не повод строить более глубокое дерево.

Мы с Леной до сих пор спорим о пограничных случаях примерно раз в месяц. Разница в том, что теперь спор длится пять минут и заканчивается ссылкой. Год назад он длился полдня и заканчивался новой папкой.

Куда дальше

Найдите это и через год

Учёба и исследования: от шестидесяти сохранённых статей до одного аргумента