Працюйте над одним блокнотом разом
Запросіть колегу або клієнта, обговорюйте в коментарях і тримайте одну актуальну версію результату.
Роман тримає дизайн-студію на чотирьох людей. Замовлення на логотип для пекарні йшло як зазвичай: три варіанти, правки, ще правки. Листування із замовницею велося в месенджері, файли літали поштою, а дизайнер дізнавався про рішення від Романа, із запізненням на день.
На третьому тижні замовниця написала: «Ми ж домовилися про зелений». Роман перечитав чат. Про зелений там не було ні слова.
Один блокнот на трьох
Тепер у кожного замовлення є блокнот, і замовниця в ньому з першого дня. Вона бачить варіанти там, де дизайнер їх викладає, і пише зауваження просто під картинкою. Дизайнер читає їх сам, а не через Романа.
Суперечка про зелений більше неможлива: що вирішили, записано в нотатці з датою.
Сторонні люди на хвилину
Бухгалтерка замовниці побачила кошторис за посиланням, не заводячи акаунта. Друкарня отримала фінальні файли так само. Ні та, ні інша не бачили робочих обговорень і чернеток.
Коли замовлення закрили, Роман відкликав посилання. Це зайняло менше часу, ніж написати це речення.
Довіра, яку можна перевірити
Замовниця якось запитала, хто змінив шрифт в останній версії. Роман відкрив історію документа: дизайнер, вівторок, 16:40, із коментарем. Питання закрилося без образ.
Команда не стала працювати швидше. Вона перестала витрачати час на з’ясування, хто що сказав.
Як це влаштовано, крок за кроком
Відкрийте доступ до нотатки або до всього блокнотаОбговорюйте в коментарях, а не в ще одному чатіНадішліть посилання тому, хто не має акаунтаДоводьте спільний документ до кінця разомЗаберіть доступ, коли проєкт завершеноВідкрийте доступ до нотатки або до всього блокнота
Натисніть «Поділитися» і введіть пошту людини. Оберіть роль: перегляд, редагування або керування. Роман, власник дизайн-студії, відкрив замовниці блокнот «Логотип для пекарні» на перегляд, а своєму дизайнеру на редагування.
Доступ до блокнота поширюється на всі нотатки в ньому, зокрема нові. Якщо треба показати одну нотатку, а не весь проєкт, поділіться лише нею.
Обговорюйте в коментарях, а не в ще одному чаті
У кожної нотатки є коментарі. Напишіть @Роман, і він отримає сповіщення. Замовниця пише під третім варіантом логотипа: «Цей, але літери товщі». Дизайнер відповідає в тій самій гілці й додає виправлений файл.
Коли питання вирішене, перенесіть підсумок у текст нотатки. Коментарі залишаються як історія, а в нотатці стоїть актуальна домовленість.
Надішліть посилання тому, хто не має акаунта
Публічне посилання відкриває нотатку лише для читання, без входу. Роман надсилає його бухгалтерці замовниці, щоб та побачила кошторис. Правок бухгалтерка внести не може.
Посилання можна відкликати будь-коли. Після цього стара адреса перестає відкриватися, а нотатка залишається у вас.
Доводьте спільний документ до кінця разом
У блокноті проєкту є документ-підсумок: бриф, специфікація, план. Учасники правлять його разом, і в документа одна актуальна версія. Роман вносить домовленості із замовницею, дизайнер додає технічні вимоги до файлів.
Історія версій показує, хто що змінив і коли. Якщо правка виявилася зайвою, поверніть попередню версію без листування «а хто це чіпав».
Заберіть доступ, коли проєкт завершено
У налаштуваннях доступу видно всіх, кому відкрито блокнот, і їхні ролі. Приберіть людину, і вона одразу перестане бачити нотатки. Так Роман закриває проєкти: замовниця отримала файли, доступ до робочого блокнота знято.
Якщо хтось іде з команди, дайте роль «керування» іншому учаснику. Нотатки залишаються в блокноті, а не йдуть разом із людиною.
Куди далі
Продуктова команда: від восьми інтерв’ю до специфікації, яка пам’ятає чомуПочніть з одного блокнота.
Тариф Personal безкоштовний: нотатки, файли й пошук. ШІ та спільні блокноти можна додати пізніше, коли вони знадобляться проєкту.
Створити акаунт