Як змінити застосунок для нотаток і не тягнути за собою вісім років мотлоху

Спочатку експорт, і незаймана копія окремо

Почніть з експорту зі старого застосунку і покладіть його туди, де ви точно не будете його редагувати. У мене це був ENEX-файл на 1,9 ГБ і тека з 600 вкладеннями, збережені на зовнішній диск із датою і версією застосунку в назві теки. Усе, що я робив далі, відбувалося з копією. Коли на третій день щось виглядало дивно, я міг порівняти з оригіналом, а не гадати, чи не зламав це сам.

Не закривайте старий акаунт поки що. Я знаю спокусу; чистий розрив здається прогресом. Тримайте його живим принаймні до кінця перевірок на вибірці, описаних нижче, і ще кілька тижнів реальної роботи на новому місці. Залишити акаунт відкритим нічого не коштує, а відновити коштує багато.

Якщо в архіві є щось конфіденційне, подумайте, де лежатиме копія, перш ніж її робити. Спільний диск, який може переглядати пів компанії, не місце для восьми років особистих нотаток, навіть тимчасово.

Перевірте вибірку з шести нотаток, а не весь архів

Перш ніж імпортувати 3 400 нотаток, імпортуйте шість. Виберіть їх навмисно: просту текстову, одну із заголовками і списками, одну з таблицею, одну з картинкою в тексті, одну з прикріпленим PDF і одну з внутрішніми посиланнями на інші нотатки. Якщо ви покладаєтеся на чек-листи чи блоки коду, додайте по одній. Така вибірка скаже більше за будь-який перелік можливостей.

Kartoteq приймає Evernote ENEX, Markdown ZIP і експорти з Notion та OneNote, і кожен імпорт дає звіт. Прочитайте звіт. Відсутність помилки не означає, що кожен елемент приїхав без змін; вона означає, що нічого не впало. Це різні твердження, і я засвоїв різницю повільним шляхом.

Імпорт вибірки з шести зайняв у мене хвилин п’ятнадцять разом із читанням. Повний імпорт, який я запустив до того, у перший день, тривав три години і не навчив мене нічого, з чим можна було б щось зробити. Порядок має значення.

Перевіряйте зміст, а не лише вигляд

Відкрийте кожну нотатку з вибірки і дивіться на те, що несе зміст: заголовки, вкладеність списків, клітинки таблиць, дати, назви вкладень. Перейдіть за одним внутрішнім посиланням. Відкрийте картинку. Трохи інший шрифт нешкідливий. Посилання, яке тепер веде в нікуди, або таблиця, в якої стовпці зсунулися на один, змінюють те, що нотатка каже.

Потім шукайте. Візьміть чотири характерні фрази зі старого архіву і знайдіть їх у новому. У мене «шортлист постачальників 2021» знайшовся одразу, а фраза, яка точно була всередині сканованого PDF, ні, бо в того PDF не було текстового шару. Імпорт був у порядку; PDF був картинкою. Те, що я дізнався це на другий день, вберегло мене від звинувачень не на ту адресу.

Кількість порівнюйте останньою. 3 400 нотаток на виході, 3 398 на вході; двох бракувало, і це були порожні нотатки без назви, тож я вирішив не перейматися. Запишіть це, бо за три місяці ви не згадаєте, чи перевіряли.

Спочатку перенесіть живу роботу, решту лишіть у підписаному архіві

Створіть кілька активних блокнотів, тих, що потрібні цього тижня, і перенесіть туди лише цей матеріал. У мене їх було чотири: клієнтський проєкт, письмовий проєкт, домашній блокнот і список читання. Усе інше лишилося в одному імпортованому блокноті «Архів Evernote, березень» у стосі «Імпортоване». Він там досі. Більшість нотаток ніколи не переїде, і це правильно.

Помилка, якої я припустився минулого разу, коли міняв застосунок: перебудувати всі теги до того, як зробити хоч якусь справжню роботу. Два вихідні пішли на таксономію тегів для нотаток, яких я не відкривав із 2019 року. Не робіть так. Теги дешево додати пізніше, а перший тиждень реальної роботи сам скаже, які п’ять вам потрібні.

За тиждень запишіть, що було важко знайти. Ці три-чотири шляхи й варто полагодити перейменуванням, посиланням або тегом. Потім перевірте, чи старий застосунок досі отримує правки. Якщо так, у вас два робочі архіви, і саме це справжня проблема, а не імпорт.

Приклад: нотатка-перевірка переносу в Антона

Антон переносить спільні нотатки дизайн-агенції з OneNote. У перший день він створює нотатку «Перенесення, перевірка» з трьома заголовками: Вихідний архів, Перевірки вибірки, Що ще полагодити. Під «Вихідний архів»: експорт лежить на офісному NAS у теці «onenote-export-2026-03», в ньому 14 розділів і 2 100 сторінок, експортовано з десктопного застосунку. Один рядок.

Під «Перевірки вибірки» вісім рядків, по одному на кожну сторінку з вибірки: «Бриф клієнта, Horizon: заголовки гаразд, таблиця втратила один заголовок стовпця, виправлено вручну». «Мудборд, весна: 12 із 12 зображень на місці». «Нотатки до договору: внутрішнє посилання на сторінку з цінами зламане, сама сторінка з цінами імпортувалася нормально». Під «Що ще полагодити» лише невиправлене, із точною сторінкою, щоб колега Лена могла взяти будь-який пункт, нічого не питаючи.

За два тижні в нотатці чотири відмічені виправлення і одне, що лишається: сторінка з рукописними чорнилами, яка приїхала плоскою картинкою. Антон вирішує, що це прийнятно, і пише чому. Потім ця нотатка стає першим пунктом у «Почніть тут» нового простору, бо запитання «чи все переїхало?» ще поставить хтось, кого тоді не було.

Вирішіть, де живуть правки, і скажіть усім

Щойно активна робота опиниться в новому застосунку, скажіть уголос, де тепер місце новим правкам. Для особистого архіву це нотатка самому собі. Для команди, це повідомлення з датою: «З понеділка проєктні нотатки живуть у Kartoteq; OneNote лишається доступним для читання до червня, а потім стає лише для перегляду». Без цього речення двоє людей і далі редагуватимуть той самий бриф у двох місцях, і жоден імпортер цього за вас не звірить.

Старий акаунт тримайте для довідки, але робочим записом вважайте рівно одне місце. Я тримав старий акаунт чотири місяці і відкрив його двічі. Обидва рази, щоб перевірити те, що варто було скопіювати в нотатку-перевірку.

Чесний підсумок мого переносу: з 3 400 нотаток клопоту вартували близько 300, решта, це архів із пошуком, який я рідко відкриваю, а єдине, що я зробив би інакше, це порядок. Спочатку вибірка, потім нотатка-перевірка, потім повний імпорт. Мотлоху не обов’язково переїжджати разом із вами. Він лише має знаходитися, якщо ви колись спитаєте.

Куди далі

Знайдіть це й через рік

Навчання й дослідження: від шістдесяти збережених статей до одного аргументу